Ирина Львовна Гиматутдинова,
директор МАОУ «Школа №141» Советского района
Ольга Викторовна Гаврилова,
заместитель директора МАОУ «Школа №141» Советского района г. Казани
Современный успешный руководитель неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый из нас в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки. Ни одно умение не характеризует путь к успеху руководителя так же хорошо, как умение распоряжаться своим временем. Наше самосознание и удовлетворение от качества выполненной работы напрямую зависит от того, насколько мы эффективно тратим свое время каждый день.
Расстановка приоритетов, умение выделить главное и сразу включиться в работу над ним — ценнейший навык, с которым связывают свой успех многие успешные менеджеры.
На сегодняшний день выделяют 7 ключевых принципов тайм-менеджмента:
1. Планируйте свои действия;
2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи;
3. Фиксируйте ваш план действий;
4. Расставляйте приоритеты;
5. Фокусируйтесь на главном;
6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента;
7. Планируйте отдых.
Очень часто мы замечаем, что рабочий день пролетает незаметно, так как время тратится на мелкие дела в ущерб стратегически важным задачам. Нельзя не сказать о факторах, влияющих на потерю колоссального количества времени:
• отсутствие плана работы,
• проблемы с коммуникацией между коллегами (подобное приводит к тому, что передача информации напоминает игру в испорченный телефон, а передается она в основном через личное общение),
• не расставлены приоритеты,
• отказ от делегирования,
• отсутствие мотивации.
Мы в своей работе решаем эту проблему благодаря профессиональному инструменту, позволяющему эффективно распределить своё время. Он отвечает всем вышеуказанным принципам тайм-менеджмента и позволяет устранить факторы, способствующие нерациональному расходу времени. Это eduScrum (применение методики Scrum в образовании) - самый современный agile-подход (участники проекта учатся быть открытыми, достигать результата, взаимодействовать друг с другом и эффективно работать в команде) по "гибкому" управлению проектами любого масштаба. Автором методологии eduScrum (просто помогает организовать процесс с помощью определенных мероприятий и событий) является Вилли Вейнандс. А не так давно был сформулирован Agile-манифест для школ: "Мы постоянно открываем для себя более совершенные способы обучения и воспитания детей, занимаясь этим непосредственно и помогая в этом другим. Если задуматься, то становится понятно, что каждый из этих шагов направлен на формирование Agile-мышления у партнеров команды, а совокупность этих шагов является главным секретом, почему eduScrum работает.
Благодаря этой работе мы смогли осознать, что:
• люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
• значимое обучение важнее исчерпывающей документации;
• готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану;
• сотрудничество с заинтересованными сторонами важнее сложных переговоров.
То есть, не отрицая важности того, что справа, мы всё-таки больше ценим то, что слева.
Scrum – это проект любой сложности и масштаба (от годового планирования своей работы до одного мероприятия), универсальная команда специалистов (любой сотрудник школы и обучающиеся могут входить в ее состав), куратор продукта (не просто формальный руководитель) и Scrum-мастер (организатор проекта, который проводит собрания команды, решает текущие проблемы, мотивирует и следит за соблюдением Scrum-подхода).
В своей работе мы применяем Scrum-подход для подготовки к проекту мирового масштаба, который пройдет этим летом в Казани - WorldSkills 2019. В рамках этого события в городе запущена образовательная программа "Одна школа - одна страна" по повышению престижа рабочих профессий, совершенствованию профориентации и культурного обмена. В ней принимают участие 57 школ города Казани, Лаишевского и Зеленодольского районов Республики Татарстан. 22 августа 2019 года национальные сборные стран-членов WSI посетят закрепленные за ними школы, расскажут о культуре своих стран, познакомятся с культурными особенностями страны-организатора мирового чемпионата WorldSkills, а также проведут для учащихся образовательных учреждений интерактивные мастер-классы по одной из компетенций.
Наша школа также принимает участие в этом проекте, что накладывает на нас определенную ответственность, ведь мнение о нашем городе и первое впечатление о нем будет складываться благодаря приёму, который мы окажем нашим гостям. Для того, чтобы подготовка к проекту приносила нам только удовольствие и удовлетворение, а сама встреча в августе прошла на самом высоком уровне, мы и обратились к технике Scrum. Для этого мы определили самые объемные задачи, над которыми нам предстоит поработать до августа:
• подготовка волонтеров,
• торжественная встреча гостей,
• экскурсия в школьный этнографический музей,
• спортивное мероприятие,
• чаепитие,
• подарки
• логистика мероприятия.
Важно отметить, что к каждой задаче необходимо прописать четкие критерии, например, сколько волонтеров необходимо подготовить, чем они будут заниматься и какой информацией должны владеть, что мы хотим представить вниманию гостей в нашем этнографическом музее и что нужно предпринять, чтобы гостям была интересна экскурсия, как мы представляем себе чаепитие и что потребуется для него и т.д. Эти критерии в дальнейшем помогли нам разбить большие задачи на малые, которые теперь мы постепенно выполняем в соответствии с намеченным планом.
Как только задачи стали ясны, появились и люди, ответственные за каждую из них. И теперь стало возможным собраться вместе и составить план дальнейшей работы. Что мы и сделали.
Для визуализации процесса мы использовали доску Scrum, являющуюся наглядным показателем того, на каком этапе работы мы находимся.
Scrum-доска или Флип (слово происходит от слова «флипчарт») предназначен для динамического представления набора задач и работ (поиск информации, презентация, написание эссе и т.д.), которые команда должна выполнить на данном этапе работы.
Флип представляет собой хронологию работы. Все задачи передвигаются по нему в соответствии со своим статусом: «Сделать», «В процессе», «Сделано». Флип – это обзор всех задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели. Кроме того, Флип также дает понятие и о планировании. Он точно отображает, где команда находится сейчас – что уже сделано, что осталось. Информация на Флипе должна постоянно обновляться, чтобы всегда отражать актуальный прогресс продвижения команды. Обновление происходит как минимум перед каждой встречей. Также Флип может быть изменен в любой момент времени в зависимости от прогресса (например, на нем могут появиться новые задачи). Если части плана оказываются ненужными, они убираются.
Теперь у меня, как у Scrum-мастера и человека, ответственного за организацию процесса внутри школы, есть доска Scrum, которая позволяет мне видеть, на каком этапе подготовки находится каждая из моих команд. А у каждой команды есть своя Scrum-доска с задачами, критериями и планом работы по своему направлению. Один раз в месяц мы встречаемся на большом собрании для того, чтобы обсудить успехи и препятствия, провести ретроспективу. Но помимо этого, с каждой командой я, как руководитель, работаю отдельно, они приглашают меня на свои внутренние встречи, чтобы посоветоваться и поделиться результатом своей работы и планом по его совершенствованию. Но и без приглашения я могу зайти к ним в лаборантскую, посмотреть на флип и задать вопросы по работе. Самое ценное, что это не расценивается как контроль с моей стороны, ведь я не критикую, а направляю. А порой направляют меня они, потому что все понимают, что мы - команда, которая участвует в одном проекте и стремится к общему высокому результату.
По словам моих коллег, наличие Scrum-доски и такой подход к организации деятельности, значительно облегчает их работу и позволяет оптимизировать процесс подготовки, контролировать последовательность и время проведения каждого этапа.
Итак, основные шаги, из которых состоит построение эффективной и рациональной работы по eduScrum:
• создание безопасного для личности пространства работы, с уважением ко всем участникам,
• командообразование,
• понимание цели проекта,
• определение "правил игры",
• правильная постановка задач (они не должны быть объемными),
• работа над задачами,
• оценка итогов работы,
• ретроспектива взаимодействия в команде и развития навыков.
Подход eduScrum позволяет:
• самостоятельно определять цели, исходя из предложенных условий (и тогда не вы будете навязывать свою цель подчиненным, а они сами поставят ее для себя, будут стремиться не к достижению вашей цели, а к реализации своей);
• определять критерии достижения результата;
• планировать и оценивать результат выполнения в соответствии с заданными ранее критериями;
• искать более эффективные пути решений и корректировать свои действия (если вас не устраивает результат выполненной задачи, и вы видите лучший способ ее решения);
• полностью построить свою работу на командном взаимодействии и самоорганизации внутри команды (поэтому вам в любом случае придется учиться делегировать полномочия, если до этого вы испытывали затруднения с этим);
• развивать и совершенствовать в себе 4-е ключевых навыка: командной работы, коммуникации, креативности и критического мышления