Информационно-компьютерные технологии в профессиональной деятельности школьного библиотекаря (Модификация учетной документации)
Федоренко Марина Владимировна, методист по ресурсному обеспечению образовательного процесса
УМС ИМО Управления образования ИКМО г.Казани по Авиастроительному и Ново-Савиновскому районам
Начав в 1992 году трудовую деятельность в библиотеке школы №36 (тогда еще Ленинского района г. Казани), я, в первую очередь, изучила нормативную и учетную документации. В данной статье подробно остановлюсь на библиотечном обслуживании и учете библиотечных фондов.
Структура обслуживания в библиотеке – это совокупность функциональных подразделений и пунктов обслуживания, обеспечивающая предоставление читателям обязательных для данного типа и сверхнормативных услуг. К числу функциональных подразделений современной библиотеки относятся абонемент, читальный зал, компьютерный класс, видеотека, рекреационные зоны, зоны копирования документов, справочно-библиографические пункты. Как правило, школьные библиотеки имеют небольшие, но постоянные зоны обслуживания, где контингент пользователей услуг – обучающиеся той же школы, педагоги, родители.
Библиотечное обслуживание определяется как деятельность библиотеки по обеспечению доступа читателей к документам и другой библиотечной информации с целью удовлетворения и развития их информационных и духовных потребностей. Результатом процесса обслуживания является предоставление библиотечной, библиографической, информационной или иной специфической для детской библиотеки услуги.
Информация о результатах обслуживания отражается в Дневнике библиотеки.
Учет библиотечного фонда – это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам. В Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда сформулированы следующие общие положения:
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
оперативность;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного
хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец
отчетного периода».
Все предельно ясно. Но меня поразило, что в школьной библиотеке используются Дневник библиотеки и Книга суммарного учета библиотечного фонда, предназначенные для российских массовых (публичных) библиотек.
Дневник библиотеки не показывают наличие и выдачу учебников, что должно учитываться в школьной библиотеке, а также наличие и выдачу литературы на татарском языке, что необходимо учитывать при осуществлении билингвального образования.
Книга суммарного учета (далее КСУ) не показывает поступление, выбытие и распределение литературы на татарском языке по отраслям. А КСУ учебников еще не издали.
Я эти проблемы решила, внеся коррективы в табличную сетку, а именно, добавив вручную (дочертив, дописав) необходимые столбцы и графы.
В Кратком справочнике школьного библиотекаря под общей редакцией Г.И. Поздняковой (2001) и в Справочнике школьного библиотекаря автора-составителя И.Б. Горшковой (2016) представлена форма КСУ учебников, но не учтен региональный компонент и не указана денежная сумма, необходимая для отчетности.
А формы Дневника библиотеки и КСУ основного фонда представлены без изменений, какими они и были в 90-х...
Внедрение компьютерных технологий открыло большие возможности. Освоив в 2000 году программу Microsoft Word, я создала в ней уже откорректированную форму Дневника библиотеки. Мою идею тут же подхватили коллеги Авиастроительного района и других районов г.Казани. С тех пор все школьные библиотекари Республики Татарстан используют типографский вариант Дневника школьной библиотеки.
Появление нового Дневника решило проблему учета выдачи учебников и литературы на татарском языке, но заполнение и итоговый подсчет велся вручную. Тогда я перевела форму из программы Microsoft Word в программу Microsoft Excel и использовала функцию «Автосумма» для получения итоговых данных. Теперь количество посещений (общее и по категориям читателей), книговыдачу (общую и по отраслям знаний) библиотекарь может показать за день, за месяц, за год, на данный момент, просто открыв таблицу в нужном месте.
Программа Microsoft Excel предусмотрена для работы с таблицами и в таблицах, ее многофункциональность позволяет быстро и эффективно получить желаемый результат. Табличные формы легко поддаются корректировке по потребностям пользователей. Легко модифицируются. В 2007 году я разработала форму КСУ, объединив поступление и выбытие учебников и документов основного фонда, учитывая региональный компонент и билингвальное образование, с указанием затраченных финансовых средств.
В 2014 году я упростила форму КСУ библиотечного фонда и новую Книгу суммарного учета распространили по школам города Казани. В настоящее время большинство школьных библиотекарей Республики Татарстан используют электронную форму КСУ библиотечного фонда, получив навыки работы на курсах повышения квалификации, на обучающих семинарах.
ИКТ дают возможность нахождения и структурирования информации, выбирать способ представления данных. А ведение документации в электронных формах имеет явное преимущество.
В номере
